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GESTION DES VISITEURS

QU’EST-CE QUE LA GESTION DES VISITEURS ?

 

Un logiciel de gestion des visiteurs a pour objectif d’améliorer l’accueil de vos visiteurs et d’assurer leur sécurité pendant leur présence sur votre site en les intégrant au contrôle des accès.

La solution Protecsys 2 Suite assure la préparation de la visite en amont, l’enregistrement du visiteur à son arrivée à l’accueil, l’édition d’un badge et de documents le cas échéant. Elle permet également d’intégrer le visiteur dans votre système de contrôle d’accès avec des droits spécifiques. Il sera ainsi pris en compte dans la gestion globale de la sûreté pour identifier les présents sur zone ou pour les évacuations incendie par exemple.

54% des responsables sécurité pensent qu’il faut renforcer l’accueil et la gestion des visiteurs
Protecsys 2 Suite :
les fonctionnalités
1 Possibilité de définir des workflows pour la préparation des visites : demande de visite, validation par le responsable hiérarchique, validation par le service sécurité / accueil.
2 Enregistrement et possibilité de numérisation des documents liés à la visite : passeport, carte d’identité, certifications, etc.
3 Lecture OCR possible des documents d’identité.
4 Edition possible d’une fiche de visite avec signature du visiteur.
5 Edition du badge visiteur avec la possibilité de définir différents profils : client, prestataire ou sous-traitant, livreur, personnel d’entretien…
6 Utilisation de badges RFID de proximité ou utilisation de QR code.
7 Possibilité d’affecter des droits d’accès en fonction des profils et de la justification de la visite : zones autorisées, lecteurs, ascenseurs autorisés par exemple.
8 Prise en compte des visiteurs par le logiciel lors des comptages de présents sur zone ou des évacuations incendie.
9 Récupération du badge visiteur en sortie via un avaleur de badges.
10 Historisation de l’ensemble des données dans le respect des dispositions de la CNIL et du RGPD.
11 Editions et statistiques sur différents critères : par profil de visiteur, entreprise du visiteur, nationalité, service ou personne visitée…
12 Solution full web pour un déploiement facilité.
13 Solution disponible également sur le Cloud.
Déroulez les fonctionnalités
C’est aussi la chasse aux visiteurs curieux que l’entreprise se devait de mener. On ne veut pas laisser le bâtiment en libre accès avec le risque de voir des informations diffusées sans contrôle de notre part.
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Gestion des visiteurs : désormais incontournable

Protecsys 2 Suite propose une gestion globale des visiteurs et des visites pour garantir le confort et la sécurité de tous.

Des processus et des workflows organisés
pour préparer et autoriser les visites en amont

Avec Protecsys, vous pouvez définir des workflows et des circuits de validation pour les demandes de visite et la préparation en amont. Le travail du poste d’accueil est facilité, les temps d’attente sont réduits.

Un accueil plus fluide et plus rapide
pour améliorer l’image de l’entreprise

Le temps d’attente à l’accueil est réduit. La remise du badge visiteur est rapide, encore plus si la visite a été préparée en amont. Les documents sont enregistrés efficacement.

jauge utilisée pour le reporting du contrôle des accès
Des visiteurs intégrés dans le contrôle d’accès
pour sécuriser leurs déplacements sur le site

Le badge visiteur porte des droits d’accès restreints dans l’entreprise. Le visiteur n’accède qu’aux endroits strictement nécessaires pour sa visite. L’entreprise est mieux protégée, le visiteur est moins exposé.

Localisation en temps réel des visiteurs
en cas d’alerte ou d’évacuation

Les visiteurs peuvent être localisés à tout moment sur le site. En cas d’évacuation ou d’alerte incendie, il est possible à tout moment de les recenser.

caméra fixe de vidéosurveillance à usage professionnel
Un module de reporting et statistiques
Pour une meilleure traçabilité

Le module de reporting fournit des statistiques complètes sur les visites et sur différents critères : visiteur, société, nationalité, visité… Un bon moyen de connaître et optimiser les flux tout en assurant une parfaite traçabilité.

organigramme et organisation des départements de l'entreprise
Une solution full web et sur le Cloud
Pour un déploiement facilité

Le module de gestion des visiteurs est accessible depuis un simple navigateur. Une architecture particulièrement utile quand des workflows sont mis à disposition des utilisateurs pour la préparation des visites.

Il y a chez nous, chaque année, un audit de contrôle de sécurité. La recherche d’informations est très facile.

LA GESTION DES VISITEURS DE A à Z

Intégrer la gestion des visiteurs au contrôle d’accès : un levier pour améliorer la sécurité globale

Interlocuteur unique de ses clients, Horoquartz propose une vision globale de la gestion des visiteurs :
  • Une offre complète incluant le logiciel, les imprimantes de badges ou de documents, les scanners et lecteurs OCR, les services de formation et de mise en œuvre.
  • Le logiciel de gestion des visiteurs est disponible en mode On Premises ou sur le Cloud. Il assure une gestion multisite et multisociété particulièrement adaptée aux entreprises disposant de différents établissements. Les données des visiteurs sont centralisées dans une base de données unique, ce qui facilite leur exploitation et le respect du RGPD.
  • La solution peut être utilisée pour une simple finalité d’enregistrement des visiteurs, mais le plus souvent elle se déploie avec une intégration avec le système de contrôle d’accès. L’approche module de Protecsys 2 Suite trouve alors tout son intérêt en autorisant un déploiement progressif des fonctionnalités.

Crise sanitaire et gestion des visiteurs :

La crise sanitaire a souvent été un révélateur de carences dans l’accueil des visiteurs. Des dispositifs d’urgence ont dû être mis en place pour pallier le manque d’agents d’accueil ou de sécurité, voire leur absence totale sur certains sites.

Une enquête réalisée par Horoquartz en 2021 auprès de 117 utilisateurs de solutions de sûreté a montré que la gestion des visiteurs était leur première priorité d’investissement, 54% indiquant qu’il fallait renforcer cette partie de leur dispositif.

La possibilité d’avoir une solution en mode SaaS allait dans le sens de l’innovation souhaité par notre Direction
Les avantages de la gestion des visiteurs

 

 

Pour votre
direction générale :
Conformité et image de marque
  • Une solution pour garantir la sécurité des visiteurs et démontrer l’application de procédures organisées.
  •  L’amélioration de l’image de marque de l’entreprise avec un accueil organisé, rapide et sécurisant du visiteur.
  • Un système de gestion de visiteurs conforme aux risques à couvrir, rassurant pour l’écosystème (administration, clients, fournisseurs).
  • Une meilleure couverture des risques juridiques liés à l’accueil de personnes externes.
Pour votre directeur ou
responsable de la sécurité :
Une solution globale pour les visiteurs
  • Une amélioration du travail du service accueil et plus de fluidité pour les personnes accueillies.
  •  Un accès facilité aux données en historique pour la recherche d’informations suite à un incident.
  • Possibilité de localiser à tout moment les visiteurs et de les intégrer aux procédures d’évacuation.
  • Une solution utilisable également en mode SaaS dans des environnements « haute sécurité ».
Pour vos visiteurs :
Une sécurisation visible
  • La perception d’un meilleur accueil et d’une plus grande attention prêtée à leur sécurité.
  •  La réduction du risque d’accès à des zones exposées qui pourraient mettre le visiteur dans une situation d’insécurité.
  • La garantie que les données sont gérées dans le respect des dispositions de la CNIL et du RGPD.
  • Une meilleure présence à l’esprit des efforts à faire par tous pour garantir la sécurité des visites.
Depuis la crise sanitaire, 48% des dirigeants d’entreprise pensent que les risques sécuritaires ont augmenté dans leur entreprise
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Une enquête Horoquartz réalisée auprès de 117 responsables de la sécurité