ACCUEIL ET GESTION DE VISITEURS EN PERIODE DE CRISE SANITAIRE

Renforcer l’accueil des visiteurs est une nécessité

C’est un des enseignements de l’étude menée par Horoquartz auprès de responsables de la sécurité [1] : 54% d’entre eux indiquent qu’il est nécessaire de renforcer l’accueil des visiteurs et de mieux sécuriser leur parcours dans les locaux. La crise sanitaire et ses perturbations au quotidien dans les organisations ont mis en évidence des failles qui pour la plupart existaient auparavant.

Des services accueil désorganisés

 

Pendant les confinements et parfois après, les organisations qui continuaient à accueillir des visiteurs indiquent pour la plupart avoir mis en place des procédures spécifiques, à la fois pour des questions sanitaires et de traçabilité, mais aussi pour pallier une moindre présence humaine dans les locaux.

« Nous avions moins de personnel à l’accueil, nous avons retrouvé du monde dans les étages et même devant le bureau du Maire ». C’est ainsi que le responsable de la sécurité d’une mairie résume la situation vécue par cette collectivité pendant les confinements. En l’occurrence, ce problème de circulation un peu trop libre de visiteurs existait avant la crise. Mais la présence du service d’accueil et de nombreux agents dans les bureaux permettait de le garder sous contrôle. 

Des procédures dégradées ont parfois été mises en place en urgence. Le responsable sécurité d’une université, confronté à l’absence d’une partie de ses collaborateurs, rapporte : « quand j’avais un doute, j’utilisais la vidéo pour identifier les visiteurs et leur donner accès à distance à tel ou tel local. C’était une procédure réservée aux situations d’urgence et elle a mis en évidence que nous n’avions pas assez de caméras de vidéosurveillance ».

Mais une prise de conscience constatée

Avec les préoccupations sanitaires, les carences possibles dans l’accueil et la sécurisation des visiteurs sont apparues de façon plus visible y compris pour les collaborateurs des entreprises. Ainsi, un industriel de l’agro-alimentaire indique : « finalement il y a un lien assez fort entre respect des règles sanitaires et sécurité de l’entreprise. Nos salariés l’ont compris intuitivement. J’ai vu des salariés demander eux-mêmes à un visiteur ce qu’il faisait là ». Certaines organisations, dans l’incapacité de déployer rapidement des solutions pour accueillir et sécuriser les visiteurs ont fait un effort de communication sur ce sujet auprès de leurs collaborateurs.  « Nous n’avions pas le temps d’étendre le système. Nous avons sensibilisé les agents et ça a plutôt bien marché » rapporte le responsable des services généraux d’une administration publique.

L’accueil de visiteurs avec des mesures destinées à durer

Cet effort de sensibilisation des collaborateurs revient assez souvent dans l’enquête menée par Horoquartz même si certains sondés s’interrogent sur leur capacité à maintenir cette vigilance dans la durée. Les procédures renforcées mises en œuvre pour l’accueil des visiteurs ont été globalement bien comprises. Un gestionnaire de biens immobiliers professionnels indique : « les mesures durcies que nous avons instaurées sont bien acceptées. Nous allons les pérenniser ».

Moins de perturbations pour les entreprises déjà équipées

 

Certaines organisations interrogées disposaient avant la crise d’un système de gestion des visiteurs et intégraient déjà ceux-ci au système de sécurité de l’entreprise en leur remettant un badge et des droits d’accès limités. C’est en particulier le cas d’industries soumises à des normes comme Seveso ou IFS et qui doivent à tout moment pouvoir identifier qui est présent à l’instant T sur le site. « Nous étions déjà à un niveau de sécurité très élevé. Nous avons été encore plus vigilants sur l’application des procédures concernant les visiteurs mais cela n’a rien changé du point de vue de la solution de contrôle d’accès » rapporte ce fabricant de produits pharmaceutiques qui utilise la solution Protecsys 2 Suite d’Horoquartz.

Gestion des visiteurs : des solutions simples et peu coûteuses

Les éditeurs de logiciels de contrôle d’accès proposent le plus souvent des modules de gestion des visiteurs qui fiabilisent les procédures d’accueil, de la demande de visite à son approbation, jusqu’à l’enregistrement et l’édition des documents quand c’est nécessaire. Ils permettent l’impression d’un badge visiteur et l’intégration de la personne dans le système de sécurité de l’entreprise. Il est ainsi possible de limiter les zones accessibles au visiteur et d’assurer la traçabilité de son parcours. Ces modules sont assez peu coûteux et restent simples à déployer.

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz

[1]  Enquête réalisée par Horoquartz en avril et mai 2021 auprès de 117 responsables de la sécurité