Intégration contrôle d'accès et pointage de présence

Que faut-il attendre de l’intégration d’un système de contrôle d’accès et d’une gestion des temps au niveau du pointage ? Jusqu’où peut-on aller ?

Faut-il intégrer votre solution de gestion des temps et votre système de contrôle des accès ? Quels sont les avantages à choisir une solution globale et intégrée ? Quel intérêt à connecter ces fonctionnalités et jusqu’où faut-il raisonnablement aller ?

5 questions à Patrick Paranthoën, Responsable R&D Sûreté-sécurité Horoquartz.

Patrick, nous avons vu dans un précédent article les avantages synchroniser automatiquement les données entre la gestion des temps et le contrôle d’accès. Quelles sont les autres processus qui peuvent être partagés entre ces applications ?

Comme indiqué dans notre précédente communication, intégrer la gestion des temps et le contrôle d’accès permet de partager automatiquement les données propres aux employés, aux badges, et plus globalement un certain nombre de droits et affectations.

Cette communication n’est pas compliquée à mettre en œuvre et apporte des gains importants, sous réserve bien entendu qu’on ait choisi des applications qui communiquent entre elles ! Mais en effet, d’autres données et d’autres processus peuvent être partagés, notamment pour ce qui concerne les badgeages d’accès et ceux de présence.

» Des règles à respecter, mais pas d’interdiction «

Sur un plan légal, peut-on vraiment utiliser des pointages d’accès pour déterminer la présence d’un collaborateur ? Il y a eu beaucoup de positions contradictoires à ce sujet.

Dans les faits, il n’y a pas d’interdiction d’utiliser des pointages de contrôle d’accès à des fins de gestion des horaires, à condition que les salariés et les IRP soient clairement informés et que les modalités soient expliquées. Il y a bien sûr quelques règles à respecter, la principale étant de ne pas calculer des temps de présence à partir de mouvements de contrôle d’accès à l’insu du salarié. La norme simplifiée n° 42 de la CNIL précise par ailleurs les règles et méthodes pour chaque finalité, notamment de conservation des données de pointage suivant leur nature. Quand cette interconnexion est envisagée, Il est conseillé, en vue d’une déclaration à la CNIL ou pour la conformité RGPD, de penser le système comme un projet global.

Mais est-ce vraiment faisable sur un plan technique ? Un pointage d’accès et un pointage de présence, ce n’est pas tout à fait la même chose.

Pour être plus précis, certains pointages d’accès ne peuvent pas être en effet considérés comme des pointages de présence. Par exemple, un salarié badge son accès sur un tourniquet puis ressort immédiatement car il a oublié un dossier dans sa voiture. 2 minutes après, il revient badger sur le même tourniquet. Il est bien évident qu’on ne va pas considérer une entrée en présence, puis une sortie 30 secondes après, puis une nouvelle entrée en présence 2 minutes après. Il faudra mettre en place des mécanismes qui permettent de filtrer ces pointages au sens de la présence.

Mais que se passe-t-il en cas de pointage d’accès à l’intérieur des bâtiments ?

C’est un peu la même logique, on ne va pas interrompre la présence et la redémarrer chaque fois que le salarié change de zone par exemple.

Dans l’outil de contrôle d’accès, on pourra par exemple définir facilement les lecteurs qui peuvent générer un pointage de présence. Ceci évite déjà de remonter à la gestion des temps des pointages de présence qui n’en sont pas à coup sûr, par exemple pour des lecteurs à l’intérieur des bâtiments.

Ensuite, côté gestion des temps, il est possible de mettre en œuvre des mécanismes pour filtrer logiquement les pointages. Par exemple, si j’ai 3 pointages de contrôle d’accès dans un intervalle de 3 minutes, lequel dois-je prendre en compte ?

Quelles sont les conditions pour que cela fonctionne ?

Ce type d’intégration fait appel à des échanges temps réel, donc à des connecteurs certifiés et maintenus. Il n’est pas recommandé de se lancer dans ce genre d’intégration avec des solutions qui ne viennent pas du même fournisseur. Il y aura tôt ou tard des problèmes de synchronisation si les solutions ne sont pas parfaitement compatibles, techniquement et fonctionnellement.

Au final, que rapporte ce genre d’intégration ?

Nos clients, qui nous demandent d’intégrer au niveau des pointages nos solutions Protecsys 2 suite (contrôle d’accès) et eTemptation (gestion des temps), ont souvent les mêmes objectifs. Ils veulent la plupart du temps éviter à leurs collaborateurs de faire un double pointage accès/présence là où c’est possible.

Certains vont parfois au-delà. Il nous a par exemple été demandé de contrôler les temps de repos minimum du collaborateur entre 2 journées au moment du pointage d’accès. Ce que nous savons faire en interrogeant l’application eTemptation en temps réel. Grâce à cette interconnexion nous assurons conjointement la sécurité de la personne (temps de repos suffisant) et le respect du code du travail (Articles L 3131-1 et L 3121-24).

Thierry Bobineau – Directeur Marketing chez Horoquartz, d’après un entretien réalisé avec Patrick Paranthoen – Directeur R&D Sûreté chez Horoquartz.

INTÉGRATION CONTRÔLE D’ACCÈS ET POINTAGE DE PRÉSENCE